Regulamin wydarzenia

Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu Responsible Incentive Travel Day 2026

Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy regulamin określa zasady rejestracji i uczestnictwa w wydarzeniu Responsible Incentive Travel Day – zwany dalej „wydarzeniem”, organizowanym przez Stowarzyszenie SITE Poland [zwany dalej: „organizator”] w dniu 24.04.2026 w hotelu Radisson Collection Warsaw.

1.2. Wydarzenie adresowane jest do agencji incentive oraz innych interesariuszy rynku podróży incentive. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc organizator zastrzega sobie prawo do odmowy potwierdzenia uczestnictwa, udzielając pierwszeństwa podmiotom ściśle powiązanym z obszarem podróży typu incentive.

1.3. Udział w konferencji jest możliwy tylko po wcześniejszym zarejestrowaniu się przez formularz online dostępny na stronie internetowej lub przesłany przez organizatora-mailem.

https://responsible-incentive-travel-day-2026.sf-conference.com/forms/registration

1.4. Ze względu na ograniczoną ilość miejsc, na wydarzenie mogą się zarejestrować maksymalnie dwie osoby [zwane dalej: „uczestnik”] z jednej agencji/ organizacji.

1.5. Konferencja, skierowana do branży turystycznej MICE w Polsce, prowadzona jest całkowicie w języku polskim i nie zakłada tłumaczenia treści na język angielski.

Rejestracja

2.1. Rejestracja na wydarzenie rozpoczyna się w dniu 06.03.2026 i trwa do dnia 10.04.2026 lub do wyczerpania miejsc.

2.2. Aby zapisać się na wydarzenie, uczestnik musi wypełnić formularz rejestracyjny dostępny na stronie internetowej wydarzenia:

https://responsible-incentive-travel-day-2026.sf-conference.com/forms/registration

2.3. Potwierdzenie rejestracji, a tym samym akceptacja uczestnictwa przez organizatora zostanie wysłane na adres e-mail podany przez uczestnika.

2.4. Liczba miejsc jest ograniczona, dlatego organizator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszeń i priorytetowego przyjęcia uczestników będących członkami Stowarzyszenia Site Poland oraz /lub związanych ściśle z branżą incentive travel.

Osoby uprawnione do udziału

3.1. Konferencja jest skierowana w szczególności do następujących kategorii, profili uczestników i segmentów rynku turystycznego w Polsce:

Członkowie Stowarzyszenia SITE Poland
przedstawiciele Agencji Incentive i DMC z rynku polskiego, oferujących usługi turystyki wyjazdowej i przyjazdowej incentive
przedstawiciele Agencji turystycznych będących Organizatorami turystyki
przedstawiciele Klientów zajmujący się w swojej organizacji zlecaniem i organizacją incentive travel oraz wydarzeń i konferencji w Polsce
przedstawiciele miejskich i regionalnych Convention Bureau
prelegenci, paneliści biorący udział w wydarzeniu
przedstawiciele prasy branżowej MICE, patroni medialni
partnerzy wydarzenia (liczba osób wg oferty sponsorskiej)

3.2. W przypadku wątpliwości czy uczestnictwo powinno być zaakceptowane, uczestnik jest proszony o kontakt mailowy z organizatorem przed rejestracją, na adres: kontakt@responsible-incentivetravelday.pl

Warsztat AI

4.1. Warsztaty praktyczne z użyciem AI są organizowane w ramach programu Laboratorium Twórców Poland Convention Bureau/POT.

4.2. Ilość uczestników jest ograniczona, a szkolenie skierowane do wybranych kategorii uczestników.

4.3. Warsztat przeznaczony jest dla osób, które już mają kontakt z tą tematyką i mają średnio zaawansowaną wiedzę lub brały udział w warsztatach Site Poland w dniu 04.09.2025.

4.4. Warsztat ma na celu praktyczne wsparcie uczestników w opanowaniu najbardziej użytecznych narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji, w tym tworzenie skutecznych promptów dla zrównoważonych ofert, w oparciu o Manifest Zrównoważonej Turystyki Incentive Site Poland.

4.5. W Warsztacie AI mogą wziąć udział wybrane kategorie uczestników:

Członkowie stowarzyszenia SITE Poland
Przedstawiciele miejskich i regionalnych Convention Bureau
Reprezentanci polskich DMC zajmujących się turystyką przyjazdową i incentive
Pracownicy polskich agencji incentive i agencji MICE posiadających działy incentive legitymujące się wpisem do ewidencji organizatorów imprez turystycznych

4.6. Warunkiem wzięcia udziału w warsztatach AI jest udział w całej przedpołudniowej części konferencji. Więcej informacji o warsztatach:
https://responsible-incentivetravelday.pl/warsztaty-ai/

Zmiany i anulowanie rejestracji

5.1. Rezygnacja z uczestnictwa i każda zmiana wymaga formy pisemnej i musi być wysłana na adres: kontakt@responsible-incentivetravelday.pl

5.2. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w wydarzeniu, bez ponoszenia kosztów, maksymalnie do dnia 10.04.2026, przesyłając wiadomość e-mail do organizatora.

5.3. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa od 11.04.2026 lub braku poinformowania organizatora, Uczestnik zostanie obciążony kosztami wskazanymi w pkt. 5.5–5.6.

5.4. Uczestnik ma możliwość zgłoszenia osoby zastępującej z tej samej organizacji, o ile poinformuje organizatora o zmianie, przesyłając wiadomość e-mail do organizatora, najpóźniej do dnia 22.04.2026 do godz. 17:00.

5.5. W przypadku pisemnej anulacji rejestracji uczestnika, otrzymanej od dnia 11.04.2026, uczestnik zostanie obciążony kosztami w wysokości 400 zł brutto.

5.6. W przypadku braku poinformowania organizatora i niepojawienie się na wydarzeniu (non show), uczestnik zostanie obciążony kosztami w wysokości 600 zł brutto.

5.7. Akceptując warunki regulaminu wydarzenia, uczestnik wyraża zgodę na obciążenie kosztami anulacyjnymi opisanymi w powyższym punkcie.

5.8. W przypadku odwołania wydarzenia przez organizatora, uczestnicy otrzymają pełny zwrot opłaty rejestracyjnej, jeśli takową wnosił.

Przetwarzanie danych osobowych

6.1. Administratorem danych osobowych uczestników wydarzenia jest Stowarzyszenie SITE Poland z siedzibą ul. Puławska 457, 02-844 Warszawa.

6.2. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu organizacji i przeprowadzenia wydarzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa ochrony danych osobowych.

6.3. Uczestnik rejestrując się na wydarzenie, wyraża zgodę na przekazanie danych kontaktowych do partnerów wydarzenia oraz do otrzymania newsletterów promocyjnych od organizatora.

6.4. Uczestnik wydarzenia ma prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania oraz żądania ich usunięcia.

Zgoda na wykorzystanie wizerunku

7.1. Uczestnik, rejestrując się na wydarzenie, wyraża zgodę na wykorzystywanie swojego wizerunku przez organizatora wydarzenia w celach promocyjnych, reklamowych i informacyjnych, w tym publikacji na stronie internetowej, w mediach społecznościowych oraz innych materiałach promujących wydarzenie.